Penn_State_kickoff

Un kick off est une réunion de démarrage d’un projet. Il est réalisé avec tous les acteurs du projets : donneurs d’ordre, maîtrise d’ouvrage et exécutants et marque le démarrage du projet.

Cette réunion présente beaucoup d’avantages :

1. Mobiliser

Le point de vue stratégique du projet au sein de l’entreprise doit être présenté, tous les participants comprennent ainsi l’importance du projet pour le développement de celle – ci. Les employés se sentent concernés et impliqués dans la réussite du projet et donc de la société.

2. Vue globale du projet

Une presentation global du projet permet à chacun appréhender ainsi le travail des autres parties du projet.
Exemple : une partie back end et une partie front end. Chaque partie comprend le travail nécessaire des autres équipes pour que le projet soit mené à bien.

Ca ne peut faire que plaisir à un développeur de s’entendre dire que la croissance à 2 chiffres du prochain semestre ou la conquête de nouveaux marchés internationaux dépendent directement de son travail. Ceci dit, même si c’est un peu embellit, c’est souvent vrai.

3. Définir le périmètre

Les limites du projets doivent être claire pour tous. Lorsque les équipes travaillent sur le projet elle ne doivent pas perdre de temps sur des tâches qui n’en font pas partie. Une exposition claire des limites du projet amènent plus naturellement les acteurs du projets à se poser des questions sur les tâches qu’ils effectuent et en cas de doute à poser la question au chef de projet si telle ou telle action fait partie  du projet.
Tout ce qui ne rentre pas dans le périmètre du projet doit appartenir à un autre projet et les priorités seront arbitrées entre les projets.

4. Informer sur le planning et surtout les jalons à tenir

Un premier planning prévisionnel avec des jalons intermédiaires doit être fixé et présenté lors du kick off. Ainsi, chacun est au courant des dates estimées de livraison et peut alerter en cas de retard. Idéalement, ce planning est reporté sur un outil accessible à tous qui servira au suivi régulier du projet.

5. Uniformiser le point du vue et le discours de chaque membre de l’équipe

La présentation du contenu et du périmètre du projet à tous les acteurs permet d’uniformiser le discours de chaque membre de l’équipe vis à vis de personnes extérieures au projet. Nous sommes tous amenés à parler du projet sur lequel on travaille lors de conversations officielles ou officieuses. Cela arrive régulièrement qu’une personne à la limite du projet reçoive des informations contradictoires de plusieurs membres de l’équipe. Le fait de donner la même information à tous les membres de l’équipe en début de projet limite ce phénomène. On perd donc moins de temps et d’argent à corriger un défaut d’information.

6. Présentation de l’organisation du projet : rôle de chacun

La présentation de l’organisation permet de préciser le rôle de chacun et donc les responsabilités. Tout le monde connaît l’interlocuteur selon le sujet ou la partie du projet.

7. Valoriser chaque individu de l’équipe en l’impliquant dans l’organisation

Trouver un rôle et une responsabilité à chacun valorise chaque personne et son travail. L’afficher lors du kick off motive d’autant plus les personnes concernées. Je conseille de trouver une responsabilité à chaque membre de l’équipe.

8. Répondre aux questions

À la fin du kick off, 10 minutes réservés aux questions-réponses permet d’éclaircir quelques points obscures si il en reste. Aussi cela engage à un dialogue entre les acteurs et marque le début du travail en équipe autour du projet.

9. Relever des problèmes auxquels on n’aurait pas pensés avant

Bien que les risques et points bloquants doivent être identifiés avant le kick off, la mise en présence de tous les acteurs du projet peuvent révéler des problématiques que le chef de projet n’a pas appréhendées. Plus tôt ces lièvres seront levés et moins ils feront dérivés le planning du projet.
La phase de discussion et questions-réponses (bien maîtrisée en fin de reunion) est donc importante.

10. Le compte rendu

Le compte rendu du kick off entame le suivi du projet et le file de discussion (tout au moins la liste de diffusion officielle) qui servira à toute communication interne au projet.

Conclusion

La réunion kick off est vraiment un atout pour le projet, si elle est bien faite, elle permet un bon démarrage du projet et une mobilisation de toute l’équipe autour d’un but commun. Il est important de prendre cette heure de réunion en début de projet pour pouvoir gagner beaucoup d’heure dans la suite du projet.